... aneb kdy je třeba dodržovat komunikační pravidla, a kdy si od nich můžeme odpočinout

Neformální styl komunikace využíváme ve svém životě každou chvilku. Bavíme se s rodiči, kamarády a známými a moc nás netrápí, jestli si dáváme pozor na spisovnou mluvu nebo dodržování komunikačních pravidel, leckdy jde trochu stranou i slušné chování – v zápalu rozhovoru s kamarádem si skáčeme do řeči, nenecháme ho domluvit, někdy vynecháme poděkování nebo prosbu, i když by byla na místě. Nic na tom ale není, jde zkrátka o neformální komunikaci, kdy si můžeme dovolit být přirození a nedbat na žádná pravidla. Dovoleno je v podstatě vše, co nám a druhému bude vyhovovat.

Jakmile se ale dostáváme do kontaktu s lidmi, které tolik neznáme anebo do prostředí, které formality vyžaduje, musíme si už dávat pozor, jaká slova volíme, a styl komunikace se stává rázem mnohem důležitější. Už nezáleží pouze na obsahu sdělení, důležitou se stává i forma tohoto sdělení. Rozhodně budeme mluvit jinak ve škole, v práci nebo například na pohovoru.

Jak jistě víme, komunikace může probíhat buďto písemnou formou nebo ústně. Písemné formě formální komunikace je obzvláště důležité věnovat pozornost. Proč? Pokud se prezentujeme písemně, například žádáme o práci, brigádu či z jakéhokoliv důvodu komunikujeme s neznámým člověkem, to, jaký udělá náš písemný projev dojem, často rozhoduje, zda nám druhý vůbec odepíše. V písemném kontaktu máme leckdy jen jedinou šanci! Pokud tedy píšeme důležitý formální (dnes nejčastější) e-mail, naprosto zásadní je dát si pozor na gramatiku. Hrubka v první větě může působit tak, že byl pisatel líný dopis si po sobě vůbec přečíst, takže proč by ho měl číst příjemce? Samozřejmě ne každý zvládá pravopis na jedničku, není ale dobré nechat to na náhodě, pokud se jedná o skutečně důležité sdělení, přistupuj tak k němu a nech si dopis zkontrolovat třeba od kamaráda.

V e-mailové komunikaci pak narážíme i na další pravidla – na to, jakým způsobem oslovit adresáta, jak ho v úvodu pozdravit, jak se s ním rozloučit. Pravidla se vztahují i na obsah zprávy. Snad nejtypičtějším příkladem formálního e-mailu je odpověď na pracovní inzerát. Při hledání práce nebo brigády se můžeme setkat s tím, že potenciální zaměstnavatel po nás chce motivační dopis zaslaný společně s životopisem. Někdo by si mohl říct – tak prostě napíšu, co mě k práci motivuje, a hotovo. Jenomže musíme pamatovat na to, že na inzerát odpoví třeba stovka dalších lidí, kteří mohou mít motivaci naprosto stejnou. Dobře sepsaný průvodní dopis a propracovaný životopis jsou klíčem k úspěchu. Pravidel a možností, jak si s dopisem poradit, existuje nepřeberné množství, a internet se jimi jen hemží, takže před psaním doporučuji pustit se nejdřív do průzkumu :-).

A jak je to s formální komunikací ústní? Nikdy není dost zdvořilosti, takže rozhodně nezapomínat na zdravení, podání ruky a podobně. Nikdy neskáčeme do řeči, necháme druhého domluvit a sami spustíme teprve tehdy, až na nás dojde řada. Pokud je však nutné druhému do řeči vstoupit, zdvořile se omluvíme a ideálně i vysvětlíme důvod svého vstupu. Ve formálním prostoru není příliš mnoho místa pro emoce. Pokud nás někdo naštve či urazí, nemůžeme si dovolit totéž, co třeba u kamaráda, a druhého bez servítek „zpacifikovat“. Neměli bychom sklouzávat ani ke druhému pólu, kdy si necháme všechno líbit proto, že slova nadřízeného nebo jiné autority (třeba učitele) jsou „svatá“. Vždy máme právo dát najevo svou nespokojenost, způsob, jakým to uděláme, je však velmi důležitý. Základem je nenechat emoce, aby nás ovládly. Vše se dá vyřešit v klidu, pokud možno ke spokojenosti všech zúčastněných. Pokud dojde ke krizi, zabere staré dobré počítání do deseti (někdo možná bude potřebovat čísel víc), dokud vztek trošku neopadne. Sdělit druhému bychom pak měli hlavně to, že něco není v pořádku, nejlépe přidat i možný způsob nápravy situace – například „Nelíbí se mi, že jsem dostal úkol navíc, nepřijde mi to fér, raději bych místo toho udělal něco jiného“ a tak dále a tak dále… Situací mohou být miliony a každá vyžaduje své specifické řešení. Pro řešení konfliktů je dobré zopakovat si, jaká máme vlastně v mezilidském kontaktu práva, a o těch se dočtete také v článku o asertivitě.

Formální komunikace tedy vyžaduje hlavně slušnost, úctu k druhému a zodpovědný přístup. Měli bychom rozeznávat mezi tím, která situace formální přístup vyžaduje (komunikace s učitelem, přednes referátu ve třídě, pohovor do školy/práce/na brigádu, komunikace v práci s nadřízenými, apod.), a kdy můžeme být uvolnění a přirození (povídání s kamarádem, rodinou a známými). To ale neznamená, že bychom se ve vážné situaci měli stát jakýmsi „strojem na zdvořilost“. Buďme slušní, dodržujme pravidla, která jsou pro tu kterou situaci typická, ale nenechme se formalitou vyvést z míry tak, že bychom druhým dovolili překračovat naše práva.